Viimeksi päivitetty 7.1.2021
1 Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä
Hangon matkailutoimisto
2 Rekisterin vastuuhenkilö
Matkailupäällikkö Kira Marschan
019 2203414, kira.marschan@hanko.fi
Osoite: Hangon matkailutoimisto / Oy Hansea DC Ab
Raatihuoneentori 5
10900 Hanko
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietoja käytetään tiedottamiseen. Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten. Määräajoin varmistetaan, onko henkilötietojen säilyttäminen vielä tarpeen; jos ei ole, ne poistetaan. Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan Hangon kaupungin arkistonmuodostussääntöä ja arkistolakia 831/1994.
4 Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennetaan yhteyshenkilöiden nimet ja yrityksen nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa henkilöiltä itseltään tai henkilöiden työnantajilta.
6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
7 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: Manuaalista aineistoa ei ole.
Sähköinen aineisto: Tietojärjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.
Käyttöoikeudet ja käyttäjätunnus annetaan vain ohjelmaa käyttäville henkilöille. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuksien antamisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla passivoidaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen saadessaan käyttöoikeudet. Kaupungille on laadittu ohjeisto tietosuojaloukkausten tai niiden uhkien varalta.
9 Tarkastusoikeus
Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi esittää tietojensa tarkastamista koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai rekisterin vastuuhenkilölle.
10 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Lainmukainen pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee osoittaa kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
11 Kielto-oikeus
Asiakastietojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä tai vastaanottavalla taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää tietojen luovutuskieltoa.
12 Rekisteröidyn informointi
Rekisteröity on itse antanut tiedot. Tietosuojaseloste on nähtävillä Hangon matkailutoimiston kotisivuilla.
13 Rekisterihallinto
Rekisterin vastuuhenkilö on päävastuussa sisällöstä. Yhteyshenkilö vastaa käytännön toimenpiteistä ja myös tietosuojaselosteen pitämisestä ajan tasalla.